任正非内部会议纪要(任正非管理四句话)

文：潘鹏飞（中国基石管理咨询集团高级合伙人、郑州大学公共管理学院讲师）

1、你有多少时间浪费在开会上？

经理对会议并不陌生。许多管理者自嘲“要么在开会，要么在去开会的路上”。管理者们也习惯抱怨“会议太多影响工作，会议效率低下”。这是不一样的。”会议效率和会议管理效率低下已成为许多组织的通病。典型的表现包括以下几种情况：

1）会议目的不明确。组织会议过多、盲目召开会议或盲目扩大参加人数；有为了沟通而召开的会议、为了传统或管理而召开的会议、为了比较而召开的会议、为了表现优点而召开的会议、为了推卸责任而召开的会议、为了避免尴尬而召开的会议等等。

2）会议准备不足。会议是在短时间内召开的；未提前分发会议议程或会议材料，与会者到达会议现场时不知道要召开什么会议；议程太多，会议时间太长；议程时间分配不均，部分议程无法充分讨论。

3）参与者参与度不够。参加者迟到、早退、进出、注意力不集中；不带材料、不提前准备； “听会”，意见表达不充分、说题外话、贡献不足、发言时间过长。

4）主人缺乏培训。主持人话太多；主持人不愿意讨论不同意见；主持人没有或未能控制会议的进程。

5）缺乏对会议过程的控制。会议偏离主题；会议陷入争论；会议被推迟；会议未能达成一致结果；会议结束时未经充分讨论就仓促做出决定；未安排会议纪要；缺乏对会议效率和参与者表现的评估。

6）缺乏对会议决策的跟踪。会议纪要尚未编制、确认或发布；负责作出决定的人不承担责任；决定未得到有效执行的；未及时对决策进行跟踪和监督。

2、任正非：整天开会是主管无能，拿不定主意

组织应努力提高会议管理效率，管理者应努力提高会议效率。尽管管理者更喜欢抱怨会议问题，但很少有组织或管理者试图了解会议管理的技巧，或者努力提高会议和会议管理的效率。每个人都认为这件事与他们无关，但组织仍然效率低下，很多管理者宝贵的时间和精力都浪费在无效的会议上。

1、提高会议管理效率

(1)寻找会议的替代方案

会议一般具有信息、决策和仪式功能，各种功能并不独立。例如，座谈会涉及信息收集、意见收集和员工参与；定期召开部门会议，汇报工作进展，解决工作问题，部署下一阶段工作。任务；公司年会涉及报告年度业绩、举办颁奖典礼或聚会活动等。但并非所有会议都是必要的，组织可以根据其目的评估会议的必要性，并找到更有效的替代方案。

比如，很多组织频繁召开会议讨论问题，主要原因就是组织的常态化决策机制存在问题。管理者逃避责任或没有得到充分授权。因此，日常工作需要通过会议做出决定。此类会议可以通过建立定期决策机制进行更替；传播信息的会议也可以被电子邮件、文件或数据平台所取代。每个人都可以在终端软件上浏览信息，而不需要聚集在一起听领导的宣布。

（二）加强会议审批和管理

组织应当建立会议管理制度，规范组织例行会议的要求和程序，建立组织临时会议的审批流程。

组织应指定一定部门，如行政部门，负责会议的统一管理，如统一制定月度会议计划、统一会议及会议室预定管理、统一会议通知和组织、统一会议出席等。以及评价等

组织可以将董事会会议、预算会议、总经理办公会议、经营分析会议、季度会议等定期会议纳入计划和日程，明确每次会议的关键事项、相关职责和标准要求，通过规范和完善定期会议。程序。效率。

当艾伦穆拉利(Alan Mulally) 2006 年成为福特首席执行官时，他发现公司大多数高管在会议上花费的时间过长。 2006年底，穆拉利要求他的团队严格评估公司例行会议的效率和效果，并迅速取消了所有不必要的会议。福特会议管理的本质被称为“商业计划审查（BPR）”周会，它取代了之前的“会议周”。公司高层管理人员每周分配4到5个小时的会议时间，专注于制定战略和审查绩效。本次周会的内容标准化，避免了之前需要的漫长准备时间。实施每周BPR 会议帮助福特节省了数千个小时，特别是当竞争对手公司寻求政府援助时。福特调整了自己的时间管理，节省了大量的日常开支。此外，公司决策质量和速度也得到大幅提升，公司服务周转速度加快。

组织应建立临时会议的审批制度，并明确某些类型的会议必须由哪一级领导批准才能召开。这不仅可以让管理者避免领导干扰，减少召开会议的冲动，还可以通过领导控制减少不必要的会议。

组织应建立会议预约管理制度，要求各类会议提前预约，迫使会议召集人尽早做好各类会议的准备。如需召开跨部门会议，须至少提前两天将总经理批准的会议通知提交行政部，由行政部统一安排后方可召开。

组织应建立会议评估机制，要求参与者对会议准备、会议过程、参与者表现等进行评估。评估结果将为后续会议管理提供借鉴，评估结果应应用于对相关人员的评估。例如，那些总是被评价为演讲没有意见或价值的人可能会被要求调整立场或给予警告。

（三）开展会议费用控制

召开会议需要成本，包括参加者的时间成本、服务人员的人力成本、会议室使用费、会议材料费、餐饮费等。组织可以通过会议成本控制来减少会议次数或与会者规模。

组织可以通过内部定价规定大、中、小型会议室每小时的使用费是多少，每小时的服务费是多少，每个级别的参会者每小时的费用是多少，那么每次会议的费用是（会议室小时费+服务小时费+参加者小时费）x会议时间。组织可以在年初确定各部门的会议费用预算。各部门必须在预算范围内召开会议。如果预算超出预算，则必须由组织的最高管理层批准。

任正非曾批评华为“整天开会”。他想：“为什么整天开会？主管无能，拿不定主意，我们就换一批这样的主管吧。我们公司开的会议太多了，参加会议的人太多了，且会议时间较长，徐直军值班期间，按参加会议人数/小时计算压缩，压缩30%的会议人/小时。当会议人数超过限额了，是不是要追究行政总监的责任，汇报一下为什么老是要开会，而且往返机票要自己付，这期间工资也会暂停。”

对会议费用的限制，可以鼓励部门尽量少开会议、开小型会议、尽量开短会，从而提高会议管理效率。

2、提高会议效率

一个组织很难取消所有会议，但通过一些简单的规定或动作，如问题管理、参与者管理、时间管理、纪律管理等，可以大大提高会议效率。

（一）会议主题管理

一是明确会议主题和目的，提前确定会议议程。会议的主题不宜过多。过多的话题可能反映出组织日常决策机制的问题。如无必要，避免暂时添加到会议议程中，可考虑将其纳入会议议程。下次会议；会议召集人需要估算每个议程所需的时间，并尽量使时间安排紧凑；会议议程及相关材料需提前分发给与会者。

京东在会议管理上坚持“三三三”原则：PPT不得超过3页；每次会议时间不得超过30分钟；如果经过两次会议作出决定，则必须在第三次会议后得出结论。一定要邀请更高层的人到现场来做出适当的决定。

(2) 会议参加者管理

根据会议议程严格控制会议规模。所有参会人员应与会议议程相关，能够深入沟通并为议题做出贡献，并尽量避免无关人员参加会议；与会者应分工明确，选择培训可设置训练有素的主持人、会议记录员、会议监督员，提醒人们遵守会议管理规定。可以专门设立“蓝军”人员讨论或决策会议，负责“拆散”别人的意见和计划；参加者必须提前准备熟悉会议材料。会上的发言应当简明扼要，并有自己的观点。不要成为“复读者”或“暂停者”。

关于参加人数，一些组织认为安排下属参加会议可以让下属了解决策或政策，有利于落实会议决策或培训下属；但会议往往因效率低而适得其反，下属认为浪费时间精力、拖延时间。工作不顺利，也暴露出组织管理问题，削弱下属对组织的信心。

亚马逊首席执行官杰夫贝佐斯对于如何控制会议规模有一个非常有趣的指标：会议人数应该控制在能吃两个披萨的人数以内。如果超过这个大小，则意味着参加会议的人数过多。在贝佐斯看来，参加会议的人越多，会议的效率就越低。太多的人和声音往往会产生适得其反的结果。因为一个大脑无法处理太多人的意见，大多数与会者会倾向于同意他人的观点，而不是表达自己独特的想法。他认为最好将参加人数限制在足够吃两个披萨的范围内，这意味着大约有六七人。如果团队太大，成员之间无法进行深入的沟通，很容易导致推诿，导致项目陷入停滞或失败。

“不直接负责的会议不参加”、“不必要的会议不参加”是乔布斯开会的第一条规则。据说，在一次与广告公司的例行会议上，乔布斯突然发现了一位平时不出现的女员工。于是，乔布斯指着她问道：“你是谁？”这名名叫Lorrie的员工解释说，因为这个案件与她正在做的项目有关，所以她也被叫去参加会议。乔布斯听后，礼貌地请她离开。 “我认为你不需要参加这次会议，洛丽小姐，谢谢你。”乔布斯说。

（三）会议时间管理

会议应提前准备好议程，按时召开，并按议程顺序进行讨论，避免临时问题成为主角；按照各议程的时间规定，严格控制会议节奏，限制记者发言时间和专题讨论时间；安装计时软件或设置督导人员应监督并提醒报告时间，会议主持人应正确引导讨论时间；当会议不能达成协议时，会议应尽早结束。

某公司通过两个需求，有效提高了会议效率。一是要求会议时间由一小时减少到半小时；二是要求将参加人数减少到7人以下。任何超过90 分钟或超过7 人参加的会议都必须得到会议发起人的上级（两级或以上领导）批准。此举大大减少了公司的会议时间预算。

（四）会议纪律管理

组织制定会议纪律，规定会议迟到、早退、中途退席、缺席等处罚措施，由会议主持人负责执行。

某企业符合纪律要求如下：

1、严格遵守会议开始时间，提前3分钟到达会议地点。迟到者每迟到一分钟，将起立听会议1分钟。

2、迟到或早退需赞助10元。每迟到或早退一分钟，增加10元，并依次累加。如需请假，须经会议召集人批准。若无故缺席，将提供50元赞助费。

3、副总经理以上出席中层会议的赞助费为第二条规定的5倍；副总经理以上出席高层会议的赞助费为第三条规定的10倍。

4、会议期间，手机等通讯设备应设置为静音或振动状态。会议期间，不得阅读报刊杂志、听音乐、接听手机等与会议无关的事情。如果发现有上述情况，可以一次性捐款10元。

5、会议决议应当按时完成。如果经理层未能履行每次赞助500元的承诺，则高级管理层未能履行每次赞助1000元的承诺。

3、会议过程控制

1、会前控制

（一）会议申请

会议召集人确定会议目标并提出会议申请；上级决定是否必须召开会议，如果不召开会有什么影响，是否有其他更有效的替代方案，例如电话、电子邮件或文件等；上级决定必须召开的会议。

（二）会议准备

根据议题确定参会人员，需要就议题发表意见的人员必须出席会议；

准备会议议程，确定各议题的顺序和时间安排，用少量的时间先讨论紧急的议题，为重要的议题留出充足的时间；

根据会议时间和人员申请会议室并预订会议室；

提前准备好会议材料并分发给与会者。必须保证参与者有足够的时间阅读材料，并注明“必须讨论的内容”、“问题”、“解决方案”、“方案利弊分析”、“结论”等，以改进参与者对问题的认识；

贝索斯禁止在会议中使用PPT。他认为PPT的信息传递效率很低。观众只看到重点，很难真正接收到信息。由于信息的缺乏，使用PPT很容易导致会议被问题打断。贝佐斯要求会议发起人提前打印一份不超过6页的备忘录，内容简洁，能够清楚地描述问题、解决方案、大量图表、数据和分析。会议期间，每个人都从阅读备忘录开始，因为如果你阅读备忘录，第二页上的问题可能会在第四页上找到答案。

参会人员需提前了解会议议程和会议材料，做好发言准备；

确定会议主持人、会议控制者和会议记录员；

发布会议通知。会议发起人提前发出会议通知，准确载明会议名称、目的、时间、地点、会议期间、参加人员、会议内容、注意事项、会议联系人等信息；

确定参加人员。会议发起人应在会议开始前与参会人员确认；

提前准备场地，调试会议设备，安排会场，如签到表、座位签名、纸笔、茶水等。

2、会议期间的控制

会议主持人准时开始会议；

会议主持人对会议进行简单介绍，不涉及无关内容；

会议主持人按顺序讨论会议议题；重要主题需要以文字形式呈现；

会议主办方应保证每位与会者都有发言权，鼓励与会者积极参与，并组织与会者讨论；

会议主持人应关注个人和与会者的发言时间，确保讨论按照既定议题进行，控制会议进度；

参会人员需认真聆听他人发言并积极参与会议讨论；说话简洁明了，避免拖沓或偏离主题；就事论事进行讨论，避免意见冲突；

会议主持人应引导与会者作出结论，或者对难以达成一致的问题及时暂停，待最后有时间再讨论；难以达成结论的问题可以留待下次会议解决；

根据会议管理制度和会议议程，会议督导员会随时提醒您会议中的不当行为，如主持人发言时间过长、参会人员从事与会议无关的事情、拖延议程进度、 ETC。

会议录音机可以通过录音或文字的方式记录整个会议内容。

3、会后控制

参会者对会议进行评价，包括会议目的是否明确；会议材料的价值；会议准备是否充分；会议组织是否有序；会议目标是否达到；整体会议是否有效；会议主持人的开场、主持、控制等技能；每个参与者的表现，例如准备充分、发言热情、意见价值；会议存在哪些不足等；

会议发起人应当及时编制并批准会议记录，并在会议结束后24小时内通知相关人员，包括与会议决议相关但未出席会议的人员；

会议形成的决议纳入计划管理；

决议责任部门进行会议任务分解、资源协调和计划执行；

督导部门按照计划节点进行跟踪、检查、督导，及时向领导汇报进展情况和问题。

谷歌创始人施密特认为会议非常重要。他和他的团队制定了一套会议指南，可以将“浪费时间”变成提高生产力和士气的机会：

每次会议都需要一个决策者；

会议需要有明确的目的和结构；

用于分享信息或交流想法的会议仍然需要会议主持人；

仅在必要时召开会议；

会议人数不超过8人；仅邀请必要的人员参加会议；

严格遵守时间限制；在会议期间保持专注。

4、会议主持要求

会议主持人掌握会议管理技能并有效履行职责，对会议效率具有重要影响。

会议主持人需在会前了解会议目的并阅读相关材料；会议期间准时开始会议，解释会议目的，介绍会议议程，提醒会议时间安排，控制会议进程。

会议期间，会议主持人需要谨慎邀请那些最能加快话题讨论速度的人发表意见，但不应该让少数人主导会议，也应该邀请其他人发表意见；

会议主持人不能单独主持会议，但必要时必须发表评论和提出问题；

认真倾听别人的谈话，注意其他成员的反应，必要时进行提醒；

确保所有意见分歧都得到公开、彻底的讨论，但坚决停止争论，并在讨论偏离方向时坚定而友善地拉回来；

提醒与会者会议时间并督促他们得出结论；在适当的时候总结迄今为止得出的结论；

要求参与者确认结论或提出的补充意见；

监督下一个议程的进展；决定是否延长会议时间或将某些事项留待下次讨论；

总结会议达成的结论；提醒参与者同意做什么以及何时做；

感谢参与者；按时结束会议。

资料来源：中国基石e Insights